In Italia, la PEC è obbligatoria?
La PEC fa la sua prima apparizione ufficiale in Italia nel 2003, con l’introduzione del concetto di innovazione tecnologica per la Pubblica Amministrazione, ma inizia a venire regolamentata solo a partire dal 2005 con il d.P.R. n°68/2005 con il quale vengono stabilite le regole tecniche per la gestione della ricezione e dell’invio di messaggi di Posta Elettronica Certificata. Nello stesso anno, con il D.Lgs n°82 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), la PEC viene parificata alla notifica mezzo posta.
Il vero cambiamento è avvenuto nel 2008, quando la PEC è stata resa obbligatoria per alcune categorie grazie al D.L. n. 185/2008 che all’articolo 16 stabilisce:
Nel 2012 l’obbligo di comunicare l’indirizzo PEC si è esteso anche alle aziende private e nello stesso anno viene anche istituito il pubblico elenco degli indirizzi PEC.
Infine, grazie al Decreto Legge n. 76 del 16 luglio 2020 “Misure urgenti per la semplificazione e l'innovazione digitale”, volendo semplificare i rapporti tra PA, imprese, professionisti e cittadini, lo stato ha voluto rafforzare l’utilizzo della PEC, cercando di impiegarlo come strumento principale per alcune procedure amministrative e introducendo sanzioni in caso di mancata comunicazione del proprio domicilio elettronico.
La PEC è diventata nel tempo uno strumento digitale assolutamente indispensabile non solo perché è diventata obbligo di legge per alcune categorie, ma soprattutto perché possiede valore legale.
Il valore legale della PEC risiede proprio nel suo funzionamento. Dunque, come funziona e quali sono i passaggi che la rendono sicura?
Il sistema di Posta Elettronica Certificata consiste in un processo che include più soggetti:
Il gestore di posta fa da intermediario tra il mittente e il destinatario, utilizzando un messaggio esterno chiamato “busta di trasporto”, che contiene il vero e proprio messaggio ed eventuali allegati. Dopo aver inviato una ricevuta al mittente, esso invierà la busta di trasporto al gestore PEC del destinatario, che valuterà l’attendibilità del messaggio e lo consegnerà al destinatario, inviandogli a sua volta una ricevuta di effettuata consegna. É importante ricordare che gli allegati, se presenti, vanno inviati con firma digitale annessa, altrimenti perdono il loro valore legale.
La normativa e gli obblighi di legge impediscono l’invio di PEC a più destinatari in copia nascosta. Per quale motivo?
I messaggi di posta certificata in copia nascosta inviati in modo massivo perdono automaticamente il loro valore legale.
Quando utilizzi la casella di posta ordinaria, sai benissimo che è possibile inviare la stessa mail a più indirizzi in Copia Conoscenza Nascosta (Ccn), senza alcun tipo di problema.Quando si parla di invio di PEC, non funziona così; infatti, tra tutti i dati trasmessi, alcuni campi, per essere considerati validi legalmente, devono essere letti obbligatoriamente dal protocollo SMPT (protocollo standard per la trasmissione di e-mail via internet). Questi campi includono mittente e destinatario, perché la PEC corrisponde al domicilio digitale che sostituisce di fatto l'indirizzo fisico dell’utente, quello utilizzato per inviare tutte le comunicazioni ufficiali. Inserendo più destinatari in copia nascosta, il sistema non riesce a riconoscere questi campi come validi per l'identificazione del destinatario nella copia, perciò la normativa non approva questa modalità di invio.
Per ovviare a questo problema, basta utilizzare appositi software o utility come Multipec, inventato dalla nostra azienda per facilitare e rendere sicuro e legale l’invio di PEC a più destinatari.
Tutti i cittadini possono creare un indirizzo PEC, ma solo alcune categorie hanno l’obbligo di avere la Posta Elettronica Certificata. I soggetti regolati dalla normativa, che hanno l’obbligo di possedere la PEC sono indicati negli articoli 4 e 5 del DL 179/2012 e sono:
Chi ha partita IVA a regime forfettario o dei minimi non ha l’obbligo di istituire una PEC, ma è fortemente consigliato possederla e, il più delle volte, molti liberi professionisti scelgono di averla per inviare messaggi in modo veloce, sicuro, senza preoccuparsi di virus o malware.
Anche se non esiste un obbligo formale, tutti i cittadini possono aprire un indirizzo PEC, che può rivelarsi utile per avere un canale diretto sicuro ed affidabile con le PA per l’invio di raccomandate, atti e certificazioni. Tra i vantaggi della PEC per il cittadino ricordiamo che su tutti i messaggi inviati esiste un vincolo di segretezza come quello riconosciuto dalla per la corrispondenza normale dalla nostra Costituzione.
Chi ha l'obbligo di avere la PEC e non dichiara il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, commette il reato di "omessa comunicazione di documenti e informazioni nel registro di commercio", che comporta delle sanzioni anche piuttosto ingenti, se paragonate alla piccola spesa da sostenere per creare un indirizzo di posta certificata.
Ecco le conseguenze per chi non rispetta la normativa:
La PEC è stata creata per dare sicurezza nelle fasi di comunicazione di documentazioni con valore legale. Il vantaggio risiede nel fatto che il mittente ha la certezza che il messaggio sia stato correttamente inviato e ricevuto dal destinatario e che né il contenuto né gli allegati siano stati manomessi o modificati.Inoltre, il provider di posta si preoccupa che tutto funzioni senza intoppi, perciò l'utente non ha bisogno di verificare nulla di persona e, anche se non riceve la ricevuta, saprà che le sue comunicazioni sono arrivate in tutta sicurezza.
La Posta Elettronica Certificata ha lo stesso valore legale della posta raccomandata con ricevuta di ritorno, perciò fornisce prova inconfutabile dell'invio del documento o della comunicazione anche in sede giudiziaria. Essendo uno strumento digitale, oltre a questi vantaggi si sommano l’immediatezza della consegna, e i costi contenuti rispetto alla stessa procedura fatta con documenti cartacei, infatti la spedizione via PEC è completamente gratuita.
L’organismo ufficiale di vigilanza per la Posta Elettronica Certificata stabilito dalla normativa PEC è L’AgID, ovvero l’Agenzia per l’Italia Digitale, che decide e gestisce l’accreditamento dei gestori PEC e stabilisce quali sono le regole da seguire per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata.
La normativa può essere riassunta nelle seguenti direttive:
